Door Abe freelancer Maurits –

Aanpak vaccinatieprogramma bij een zorginstelling 

Dinsdagochtend 10:05 uur. Of ik even een plan van aanpak en planning wilde maken. Over hoe en wanneer de medewerkers tegen corona gevaccineerd konden worden. ’s Middags graag presenteren bij het projectteam en morgen starten met optuigen en uitvoeren. ‘Morgen, als in de woensdag voor kerst?’ ‘Ja.’

Ik zat vijf minuten in het startgesprek bij de zorginstelling waar ik het vaccinatieprogramma ‘ging doen’ – mijn koffie was nog warm. Een dag daarvoor was het selectiegesprek geweest.

Ik begon met inlezen en –werken, maar tijd en overzicht werden snel fluïde. De informatiestromen vanuit de GGD, het RIVM en het ministerie van VWS leken meer op een wildwaterbaan dan op een keurig afgeschot kanaal. En tijd om rustig een vaarplan te maken – die was er niet.

Ik had geen plan nodig, maar een raft.

Varen op intuïtie

Dat raft werd een communicatieraamwerk; een steiger gebouwd uit doelgroepen, de kernboodschap (die lag gelukkig al klaar), wat we wel en vooral ook niet gingen doen. Een overzicht van de verwachte middelen, wat grove streken in tekst (sterk op B1 gericht) en toon en vooral het hoofddoel: zorgen dat alle zorgmedewerkers een weloverwogen keuze konden maken in wel of niet vaccineren (met het accent op ‘wel’).

Die aanpak viel goed, ik kon aan het werk.

Per dag bepaalde ik – samen met het projectteam – wat erop welke manier en wanneer uit ging. De briefing zag ik meestal de avond ervoor op het journaal. Alsof je de informatie over de volgende bocht in de waterbaan pas ín die bocht krijgt.

Vertaald naar mijn werk kom je dan zoiets tegen:

“De vaccins van Moderna Pfizer komen er ooit wellicht misschien binnenkort maar ook weer niet snel voor sommige, nee alle, o wacht tóch sommige medewerkers beschikbaar kwamen op de zorginstellingen/bij de GGD/in een grote hal/bij de huisarts. Vanaf 4 januari, ik bedoel 18 januari. Zei ik 18? Dat moet natuurlijk 11 januari zijn. Denken we. Wacht, ik krijg echt nèt een mailtje binnen…”

Iedereen aan boord krijgen

Bij bocht twee was er nog niemand overboord en kregen we meer grip op de wildwaterbaan. We konden beter anticiperen (zo liet ik informatie of instructies die op vrijdag binnenkwamen, liggen tot na het weekend in de wetenschap dat dan de informatie alweer achterhaald was) en leerde ik steeds meer over de vragen en kwesties die bij de medewerkers leefden. Hoe meer je weet, hoe meer antwoorden je kunt geven.

We hadden genoeg interne middelen om het personeel en de bewoners voor te bereiden op hun vaccinatie, met de nadruk om hen te ondersteunen in hun keuze.

Kraakheldere informatie, zeer toegankelijk taalgebruik, infographics, gesprekssessies en een open houding – dat waren de kaders waarbinnen ik alles produceerde.

Uiteindelijk kwamen we in rustiger vaarwater terecht en hebben we, zowel in aantallen als in de waardering van de aanpak, een succesvolle vaccinatiecampagne uitgevoerd.

Commander’s intent

Wat enorm hielp, is dat binnen het team iedereen zich aan zijn of haar rol hield en de ander in zijn of haar rol respecteerde (iedereen die zich met communicatie bezighoudt, weet wel dat dit niet vanzelfsprekend is). De lijnen waren kort en helder, bovendien was het doel voor iedereen gelijk en was iedereen erop gebrand dit te halen: een zo hoog mogelijke vaccinatiegraad.

Deze verdeling (en mijn rol hierin) is een mooi voorbeeld van het Commander’s Intent. Deze term (oorspronkelijk uit de krijgskunst) gaat uit van de intentie van de opdracht en het daarbij behorende doel. Het ‘hoe’ wordt overgelaten aan de teamleden die de ruimte krijgen zelf beslissingen te nemen. Onderling vertrouwen is essentieel. Niet zo gek in een gevechtssituatie waar je bij de eerste heuvel die je oversteekt, de weldoordachte plannen door onvoorziene omstandigheden plots weinig waarde hebben.

De overeenkomst dringt zich op. Bovendien werd mij weer duidelijk wanneer ik communicatiewerk zo mooi vind: één gezamenlijk doel, een goed team, improviseren, vertrouwen in elkaars en eigen kunnen en doorzetten. Het had zomaar een kerstboodschap kunnen zijn.